Folketinget vedtog den 24. juni 2021 lov nr. 1436 om beskyttelse af whistleblowere (herefter whistleblowerloven). Whistleblowerloven gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten.
Whistleblowerloven stiller bl.a. krav om, at der skal etableres whistleblowerordninger på alle private og offentlige arbejdspladser med 50 eller flere ansatte. Whistleblowerloven træder i kraft den 17. december 2021, dog således at forpligtelsen til at etablere whistleblowerordninger for arbejdspladser i den private sektor med mellem 50 og 249 ansatte først indtræder den 17. december 2023.
Whistleblowerordninger kan på den enkelte arbejdsplads være med til at øge mulighederne for, at bl.a. ansatte kan ytre sig om kritisable forhold på arbejdspladserne uden at frygte for negative konsekvenser, da de er sikret mod repressalier. Formålet med at etablere en whistleblowerordning er at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder på den enkelte arbejdsplads.
Men hvordan skal I gøre i praksis, skal whistleblower være anonym, hvem skal whistleblowerordningen gælde for og hvornår skal I give en tilbagemelding til whistleblower?
Hvordan skal I etablere en whistleblowerordning i praksis
I praksis kan I etablere en whistleblowerordning med et link til whistleblowerportalen på jeres intranet, så alle medarbejdere kan indberette alvorlige lovovertrædelser og forhold på arbejdspladsen som tyveri, svig, underslæb, bedrageri, seksuel chikane, hacking m.m.
Hvis I åbner op for andre end medarbejdere til at indberette til jeres whistleblowerordning, så som alle jeres samarbejdspartnere, så kan I sætte et link til whistleblowerportalen på jeres hjemmeside.
Skal whistleblower være anonym?
Det er ikke et krav efter whistleblowerloven, at whistleblower skal være anonym, men vores erfaringer har vist, at hvis whistleblowerordningen ikke garanterer, at whistleblower er anonym ved indberetningen, sker der ingen indberetninger til whistleblowerordningen.
Hvem skal whistleblowerordningen gælde for
Arbejdspladsens whistleblowerordning skal som minimum stilles til rådighed for arbejdspladsens medarbejdere og det kan bl.a. være fuldtids- og deltidsmedarbejdere, medarbejdere med tidsbegrænsede ansættelseskontakter (projektansættelser) samt vikarer.
Brug for hjælp? Kontakt os, hvis du skal have hjælp til at etablere en whistleblowerordning allerede i dag, så du når at implementere ordningen inden 17. december i år. Du kan kontakte os via dette link: Kontakt mig omkring en whistleblowerordning
Derudover er der en række andre persongrupper, som arbejdspladsen frit kan vælge at stille whistleblowerordningen til rådighed for. Det drejer sig om følgende persongrupper:
- Selvstændigt erhvervsdrivende. Det kan eksempelvis være selvstændigt erhvervsdrivende, som arbejdspladsen samarbejder med
- Aktionærer og medlemmer af direktionen, bestyrelsen, tilsynsrådet eller det tilsvarende ledelsesorgan i en virksomhed.
- Lønnede eller ulønnede praktikanter.
- Personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører. Denne persongruppe omfatter medarbejdere i en virksomhed, som arbejdspladsen er indgået i et kontraktforhold med. Persongruppen omfatter endvidere medarbejdere i en virksomhed, som er leverandør eller underleverandør af varer eller tjenesteydelser til arbejdspladsen.
- Personer, der foretager indberetning eller offentliggørelse af oplysninger, som vedkommende har skaffet sig adgang til i et arbejdsmæssigt forhold, som siden er ophørt. Denne persongruppe omfatter også personer, som var ansat på arbejdspladsen før whistleblowerlovens ikrafttræden.
- Personer, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt, der indberetter oplysninger om overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen eller andre førkontraktuelle forhandlinger. Denne persongruppe omfatter både personer, som på et senere tidspunkt ansættes af arbejdspladsen, og personer, som ikke opnår ansættelse.
Disse personer er omfattet af whistleblowerlovens beskyttelse. Selv om arbejdspladsen ikke har åbnet op for, at disse personer kan indberette til whistleblowerordningen, kan de under alle omstændigheder foretage indberetning til de eksterne whistleblowerordninger, så som Datatilsynets Nationale Whistleblowerordning.
Med henblik på at understøtte muligheden for at håndtere overtrædelser og forhold internt, kan det derfor være i jeres interesse at tilbyde alle (de for arbejdspladsen relevante) muligheden for at kunne indberette til whistleblowerordningen.
Der er heller ikke noget til hinder for, at I stiller whistleblowerordningen til rådighed for andre personer end de ovenfor nævnte. F.eks. vil I kunne stille whistleblowerordningen til rådighed for jeres kunder eller brugere.
Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at man – i tilfælde af, at man hører til disse øvrige persongrupper – ikke vil være omfattet af whistleblowerlovens beskyttelse, selv om man får ordningen stillet til rådighed.
Hvornår skal I give en tilbagemelding til whistleblower?
Arbejdspladsen skal sørge for, at whistleblowerordningen har procedurer, der sikrer, at en whistleblowerenhed opfylder kravene til sagsbehandlingen af modtagne indberetninger.
Whistleblowerenheden skal bekræfte modtagelsen af en indberetning over for whistlebloweren inden for syv dage.
Whistleblowerenheden skal følge omhyggeligt op på indberetninger. Ved opfølgning forstås ethvert tiltag for at vurdere rigtigheden af de påstande, der fremsættes i indberetningen, og hvor det er relevant, til at imødegå den indberettede overtrædelse. Indberetningens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der skal følges op.
Whistleblowerenheden skal give feedback inden for tre måneder fra bekræftelse af modtagelsen af indberetningen til whistlebloweren. Det betyder, at enheden i videst muligt omfang skal oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.
Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.
Det er hyppigt, at en whistleblowerordning outsources til en ekstern tredjepart, som Institut for Cyber Risk. Vores whistleblowerenhed inkluderer en advokat, der administrerer og rådgiver i forbindelse med løsning af sager, der kommer ind i en ordning. Herudover sætter vi en whistleblowerportal op og udarbejder en whistleblowerpolitik indeholdende proceduren for ordningen samt en fortegnelse.
Brug for hjælp? Kontakt os, hvis du skal have hjælp til at etablere en whistleblowerordning allerede i dag, så du når at implementere ordningen inden 17. december i år. Du kan kontakte os via dette link: Kontakt mig omkring en whistleblowerordning